羅智強

　　經過二年多的逐一清查比對，總統府發現民進黨執政時期，自89年5月20日至97年5月19日，包括前總統陳水扁辦公室在內等十七個五長辦公室（總統、副總統、秘書長、二位副秘書長），總計收文共38,924件，其中外交部秘抄25,398件，僅64件歸檔，25,334件不知去向；一般公文13,526件，僅2,568件歸檔，10,958件不知去向。其中外交部秘抄雖與一般公文不盡相同，惟其內容涉及我國重要外交機敏事務，屬機關公物文件，仍應依國家機密保護法規定妥慎保管辦理歸檔或銷毀，不得攜離或外洩其內容。本府往例係由持有人於離職時自行銷毀或歸檔，現行處理方式則為指定專人保管，用畢定期送還外交部集中銷毀。

　　馬總統獲知此一公文佚失最後報告後震怒，指示依法究辦，對這種破壞國家檔案法制的離譜行徑，感到不可思議。總統府於徵詢法律專家並經內部法制單位研商後，決定將全案送請監察院查辦。

　　總統府發言人羅智強表示，本案緣起於97年9月25日最高法院檢察署特別偵查組搜索陳前總統辦公室，扣押證物44箱，發現其有自總統府攜出之公文或屬公物文件；99年9月15日再度搜索，另扣押證物58箱，均由特偵組偵辦中。總統府發現公文有外流遺失情形，遂針對總統府文書處理程序暨流程進行全面檢討，並就89年5月20日至97年5月19日期間，本府外收發登錄前五長辦公室之收文紀錄與檔案科歸檔編目資料，逐一清點核對。清查終結，竟發現大量公文不知去向、未予歸檔，總歸檔比率竟只有6.76%。

　　馬總統看過報告後非常憤怒，認為必須依法究辦，總統府即將全案移送監察院調查。

　　馬總統對此一公文大量佚失未歸檔案非常重視，自特偵組初步清查過濾，確實掌握陳前總統辦公室有自本府攜出之公文或屬公物文件後，總統府立即針對五長辦公室文書管理訂定《總統府長官辦公室文書處理原則》及《總統府長官辦公室機密文書處理原則》。據以修正本府文書處理流程，規定本府各長官辦公室公文收文後，如有未交下分辦公文，由總收發呈報催辦、參事室負責稽催，並由政風處定期稽核，與各業務單位一視同仁，嚴格控管各長官辦公室公文辦理時效，並要求辦畢立即歸檔，嚴謹管制所有公文簽辦流程，同仁離職時並須辦理切結。

　　換言之，現在總統府已透過制度建立、嚴格稽催，以杜絕民進黨執政時這種公文大量佚失的離譜情形發生。

　　羅智強表示，公文應確實依法歸檔，這是從事公務者最基本的要求，幾乎是個ABC，而妥善的公文歸檔管理，也是便利事後監察、避免人謀不臧的重要保險。

　　而且，事實上，在民國97年陳前總統任期即將屆滿前，總統府政風處曾於97年3月28日、5月9日、5月19日，三度函請各單位注意機敏文件資料維護安全與保密規定，並逐項列冊點交，嚴防資料外流，但各該前五長辦公室卻仍發生此一大量公文未歸檔、不知去向的情事。 　　

　　「發現過失，就應依法究辦」這個案件，已可能違反包括：《檔案法》第13條（公務員職移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失）；《國家機密保護法施行細則》第29條（保管國家機密人員調離職務時，應將所保管之國家機密，逐項列冊點交機關首長指定之人員或檔案管理單位主管）；《公務人員交代條例》第二條至第六條規定；總統府文書處理手冊等等法律與規定。對這種可能失職，總統府站在民眾利益的一方、站在捍衛國家檔案法制的立場，必須依法究辦，沒有第二種選擇。

　　本案緣起於97年9月25日最高法院特別偵查組搜索陳前總統辦公室，扣押證物44箱，發現其有自總統府攜出之公文或屬公物文件；99年9月15日再度搜索，另扣押證物58箱，均由特偵組偵辦中。總統府發現公文有外流遺失情形，遂針對總統府文書處理程序暨流程進行全面檢討，並就89年5月20日至97年5月19日期間，本府外收發登錄前五長辦公室之收文紀錄與檔案科歸檔編目資料，逐一清點核對。但因該案時間橫跨八年，前後一共涉及十七個正副首長辦公室，案卷浩繁，加上該等公文並未進入公文系統稽催管理，需以人工逐一比對是否歸檔與機密等級等，比對作業非常耗時費力，且總統府仍需維持正常業務，只能動用3個人力利用公暇空檔進行，且為求資料詳盡，降低誤差，分為初查（98年）與複查（99年）兩年兩階段辦理。故確實需要時間處理。